Организиране на офис – откъде да започнем?

Решенията по отношение на офис площите могат да бъдат някои от най-сложните и непознати, които ще трябва да се направят при стартиране на офис. Придобиване на твърде много площ в офиси под наем на грешно място ще струва твърде много. Притежаването на малко офис пространство ще ви принуди да се преместите на ново място след кратък период от време. Определянето на точното количество необходима офис площ и правилнoто място ще ви помогне да се намали рискът от преместване или проблеми при първоначалното създаване на вашия офис.

От колко офис пространство имате ли нужда?

Преди да започне да оглеждате офиси под наем, първо трябва да определите от колко площ ще се нуждаете. Вашето време е ценно. Не губете време в търсене на офиси, които ще бъдат или прекалено големи, или прекалено малки. Отделете време, за да прецените правилно от колко площ ще се нуждаете. Тогава, като започнете търсенето брокерът на недвижими имоти ще ви покаже само офисите, които са с подходящ размер за вашия бизнес. Има случи, когато дейността на една фирма е такава, че не е необходим офис през цялото време или може за известен период от време ще бъде съсредоточена в град, в който няма представителство. За такива специални случаи Боила предлага почасовото наемане на офиси. Това дава възможност на фирмата да ползва определено офис пространство, оборудвано с всичко необходимо за толкова време, колкото е необходимо.

Изчисляване необходимата офис площ, от която се нуждае вашият бизнес не е точна наука. Брокерът на недвижими имоти ще ви попита какви са вашите изисквания от гледна точка на квадратни метра. Това ще му даде възможност за първоначална селекция на това кои офиси под наем са подходящи за оглед и кои – не. В допълнение към квадратурата броят на стаите и другите необходими помещения ще подпомогнат ефективно търсенето.

В зависимост от това колко служители и помощен персонал има фирмата и как вътрешно ще бъде организирано пространството, има препоръки за това как да изчислим необходимата площ – дали ще има отделни зали за заседания, секретарите дали ще имат самостоятелно помещение или ще е съчетано с обслужване на клиенти; счетоводители, оператори, инженери – как ще бъде организирано пространството за тях. Трябва да се помисли и за склад, бокс, помещение за почивка – ако дейността на фирмата изисква такива.

Когато наемате офиси под наем не забравяйте, ако сключвате договор за повече от една година (повечето договори са за най-малко две до пет години), да предвидите 10% до 20% от общата квадратура за бъдещ растеж. По-добре е да планирате тази възможност за развитие, отколкото да премествате офиса след кратък период от време – това допълнително пространство ще бъде повече от компенсирано, когато в бъдеще го използвате.

След като сте определили площта на вашия офис, може да се сблъскате с решението дали да го купите или наемете? И двата варианта имат предимства и недостатъци. Чрез внимателно обмисляне кои въпроси са най-важни за вашия бизнес, вие ще вземете правилното решение.

Ако не смятате да работите в дома си трябва да се спрете на един от двата варианта. Какви са предимствата на офиси под наем?

• по-малки първоначални разходи в парични средства;

• кратък интервал от време, за да влезете във владение и да се преместите. Боила предлага офиси с централно отопление, охрана на входа, видеокамери и още много удобства – помещения, оборудвани с всичко необходимо за административна дейност;

• месечните/годишни разходи са предварително известни;

• може да се договорите за поддръжка и ремонт;

• предварително може да обсъдите възможността за разширяване;

• ако се окаже, че се нуждаете от повече (или по-малко) място, може просто да преместите офиса в края на срока на договора в по-подходящи помещения.