Какво вижда работодателят в електронния трудов запис на НАП
Новата услуга на НАП дава на настоящия работодател достъп и до вписани данни от предишни работодатели, като изключва размерите на старите заплати и обезщетения.
На 3 ноември 2026 г. беше обявена електронна услуга, чрез която работодателите и органите по назначаването в държавната администрация могат да получават информация от единния електронен трудов запис на своите служители, подадена от предходни работодатели и администрации. Новото е електронният начин за получаване на тази справка. Самото право на такъв достъп вече е предвидено в Кодекса на труда и наредбата за Регистъра на заетостта. [1, 4]
Електронният трудов запис и трудовото досие са различни
Изразът „достъп до цялото трудово досие“ може да създаде погрешна представа. Единният електронен трудов запис е официален електронен документ с определени в закона данни за трудовата дейност. Трудовото досие по чл. 128б от Кодекса на труда е съвкупността от документи, които работодателят съхранява във връзка с трудовото правоотношение. [3]
Практически това означава достъп до регистрирани обстоятелства. Услугата не отваря документалния архив на предишната фирма с трудови договори, медицински документи, оценки на изпълнението или кореспонденция със служителя. [2, 3]
Каква информация е достъпна за предходната работа
Достъпът е до наличните вписани данни. За различните категории информация важат следните разграничения. [2, 3, 4]
| Информация | Обхват на достъпа |
|---|---|
| Предишен работодател и длъжност | Идентификация на работодателя и данни за заеманата длъжност. |
| Дати и правни основания | Вписани дати и основания за сключване, изменение и прекратяване на правоотношението. |
| Трудов стаж | Данни за времето, което се признава за трудов стаж, и времето, което не се признава. |
| Работно време и отпуск | Вписани данни за работното време, уговорения отпуск и използваните дни за годината на прекратяване. |
| Предишни заплати | Размерите на възнагражденията при предходни работодатели са изключени от този достъп. |
| Предишни обезщетения | Размерите са изключени; за определени обезщетения се вписва фактът на изплащане. |
Наличието на основание за прекратяване има значение: от правната разпоредба може да се установи например дали договорът е прекратен по взаимно съгласие, поради съкращение или с дисциплинарно уволнение. Това е правното основание, а не подробно описание на конфликта или оценка на професионалните качества. [3, 7]
Защо скритият размер на обезщетението не скрива самото плащане
Кодексът на труда изрично допуска работодателят да получи информация за изплатените обезщетения по чл. 222, ал. 2 и 3 – при прекратяване поради болест и при придобито право на пенсия. В електронния запис се предвиждат дати за изплащането им. Следователно ограничението за размера на сумите не означава, че всички сведения за тези обезщетения са недостъпни. [3, 4]
В записа има и поле за запорни съобщения по чл. 512, ал. 5 от Гражданския процесуален кодекс. Указанията го свързват със запор по вземане за издръжка. То не представлява обща справка за всички дългове, кредити или изпълнителни дела на лицето. [4]
Кой може да прави справка и кога достъпът се прекратява
Новата услуга е за работодателя или органа по назначаването, с който лицето има трудово или служебно правоотношение. Ползването ѝ не дава възможност на всяка фирма да проверява произволни хора по ЕГН. Съобщението за услугата посочва, че достъпът до данните от предходни работодатели се прекратява автоматично след прекратяване на настоящото правоотношение. [1, 2]
Работодателят има законово основание за този достъп по чл. 347а, ал. 4 от Кодекса на труда и чл. 15, ал. 1, т. 4 от наредбата. Правилото за съгласие на кандидат в конкурс е отделно. [3, 4]
Какво важи при кандидатстване за работа
За участие в конкурс за заемане на длъжност законът предвижда използване на единния електронен трудов запис за удостоверяване на изискуемия стаж след получаване на съгласие от кандидата. Наредбата говори конкретно за данни за трудовия и/или служебния стаж. [4]
Затова възможността за проверка на вече нает служител не трябва да се представя като общо право на всяка фирма, получила автобиография, да разглежда цялата трудова история на кандидата.
Как работодателят използва услугата
В Портала за електронни услуги на НАП се избира секция „Справки“ и услугата „Достъп на работодател/орган по назначаване до данните от Регистъра на заетостта за служител/работник“. За нея е посочен достъп с квалифициран електронен подпис (КЕП). [1, 2]
Когато действа упълномощено лице, например външен счетоводител, то трябва да има предоставени права за услугата. НАП посочва съответното заявление или известие за ползване на електронните административни услуги с КЕП на упълномощено лице. Услугата е безплатна. [1, 2]
Как служителят проверява своите данни и историята на достъпите
Служителят може да отвори собствената си справка „Актуално състояние (всички данни) единни електронни трудови записи“ през портала на НАП с персонален идентификационен код (ПИК) на НАП или с КЕП. Достъп до собствените данни може да се заяви и в офис на агенцията. Това е различна справка от услугата за работодатели. [2]
Законът дава право и на информация за историята на достъпите до записа. В нея се съдържат най-малко данни за работодателя, държавния орган или третото лице, осъществило достъпа. Има изрични изключения за определен достъп от органите на досъдебното производство и ДАНС. Информация за историята може да се поиска от НАП по реда на наредбата. [3, 4]
Практическа проверка е полезна след назначаване, промяна на договора и напускане. Сравнете датите, длъжността, работното време, стажа и основанието за прекратяване с документите, които пазите. В собствената справка проверете и вписаното основно възнаграждение.
Как се поправя грешка в електронния запис
При установено несъответствие първата практическа стъпка е писмено искане до работодателя или администрацията, подали данните, с описание на грешката и копия от относимите документи. Служителят не редактира сам електронните трудови записи. Наредбата урежда корекции и заличаване чрез подаване на съответен електронен трудов запис. [4, 5]
При отказ или бездействие по трудово правоотношение може да се сезира Главната инспекция по труда; за технически затруднения при справката – НАП. За определени просрочени вписвания и корекции се изисква предписание на инспекцията, затова няма единен срок или еднаква процедура за всяка грешка. [5]
При съмнение за неправомерен достъп поискайте информация от НАП и запазете получените справки. Нарушение на правата върху личните данни може да се обжалва пред Комисията за защита на личните данни (КЗЛД). Жалбата се подава по обявените от комисията начини; изпратена по електронна поща, тя трябва да е подписана с КЕП. [9]
Защо старите трудови книжки трябва да се пазят
Регистърът на заетостта функционира за трудовите правоотношения от 1 юни 2025 г., а за служебните правоотношения по Закона за държавния служител – от 1 юни 2026 г. Новата справка от ноември 2026 г. е следваща стъпка в достъпа до информацията. [5]
Хартиените трудови книжки, водени преди 1 юни 2025 г., остават официални удостоверителни документи за вписаните в тях обстоятелства. НОИ препоръчва да се пазят до приключване на трудовата дейност и пенсионирането. Срокът за оформяне и връщане на трудовите книжки от работодателите беше 1 юни 2026 г. Ако книжката още не е върната, поискайте оформянето и предаването ѝ. [6]
Не бива да се приема, че новият електронен достъп автоматично превръща всички стари хартиени вписвания в пълна цифрова биография. За по-ранния стаж запазете и другите удостоверителни документи, с които разполагате. [6]
Каква е практическата полза за работодателя
Справката подпомага проверката на предходни длъжности и стаж и прилагането на трудовите права. Тя обаче не определя автоматично допълнителното възнаграждение за трудов стаж и професионален опит, известно като „клас“. За него важат правилата на чл. 12 от Наредбата за структурата и организацията на работната заплата, включително преценката за същия или сходен характер на предходната работа и приложимите вътрешни или колективни правила. [8]
За служителите най-полезното действие е да проверят точността на записа си, да поискат поправяне на установени грешки и да запазят хартиените документи за по-ранните периоди.
Информацията е актуална към 8 ноември 2026 г.
Източници и нормативни основания
1. NOVA, 3 ноември 2026 г. Съобщение за новата електронна услуга на НАП
2. Административен регистър. Услуга 3425 за достъп до Регистъра на заетостта
3. Кодекс на труда. Членове 128б, 347а, 349 и 350а. Официален текст, публикуван от НОИ
4. Наредба за вписване в регистъра на заетостта. Член 15 и приложение 1. Действащ консолидиран текст
5. НАП. Регистър на заетостта – обхват, вписване и корекции
6. НОИ, 30 май 2025 г. Препоръка за съхраняване на хартиените трудови книжки
7. МТСП. Задължения на работодателя при прекратяване на трудовото правоотношение
9. КЗЛД. Подаване на жалби и сигнали
10. Държавен вестник, брой 65 от 2 август 2024 г. Първоначален текст на наредбата за сверка
Портал на НАП. Достъп на работодател до данни от предходни работодатели
Портал на НАП. Справка за актуалното състояние на единните електронни трудови записи
